היום כבר כמעט ולא קיימים ארגונים ללא מערכות מידע, היות והעולם המודרני הפך להרבה יותר מורכב ומסובך מפעם. אם בעבר רוב המנהלים ידעו בעל פה את שמות העובדים שלהם, שמות הלקוחות שלהם וזכרו אפילו את פרטי הפרטים הקטנים ביותר, בכל התנהלות מול כל ספק ומול כל לקוח, הרי שבעידן הנוכחי זה פשוט בלתי אפשרי. כל ארגון עובד עם כמות עצומה של לקוחות, ספקים ועובדים שונים, כאשר חלק מהעובדים מועסקים כפרילנסרים או כיועצים חיצוניים, כך שהם אפילו לא נחשבים לעובדי החברה. במצב כזה, פשוט בלתי אפשרי להסתדר ללא מערכת ממוחשבת כמו מערכת פריוריטי, שתוכל לגשת לכל הנתונים השונים, להצליב אותם לצורך יצירת דוחות ממוקדים, ובכך לספק להנהלה מידע מדויק לגבי כל לקוח וכל מוצר שהחברה מייצרת.
הטמעת מערכות מידע בארגון – מספר נקודות שכדאי להכיר
קודם כל, כדאי לדעת כי נכון להיום ניתן למצוא בשוק לא מעט מערכות מידע שונות, אשר עונות על צרכים שונים של העסק. כל עסק חייב להתאים לעצמו את מערכת המידע שהכי מתאימה לו, בהתאם לסוג הפעילות שבה הוא עוסק, הדגשים שהכי חשובים עבורו ובאופן כללי הצרכים שהכי דחופים לו. כמו כן, חשוב לקחת בחשבון כי המערכת חייבת להיות פשוטה וקלה לשימוש, אחרת תקופת ההטמעה של המערכת תהיה ארוכה במיוחד. כמו כן, חשוב לוודא כי בחרתם לעבוד מול חברה מקצועית ואחראית כמו חברת רוטליין, אשר תדאג לא רק להתקין עבורכם את המערכת, אלא גם לספק הדרכה מפורטת לעובדים אשר יצטרכו לתפעל את המערכת על בסיס יום – יומי.
השלב של הטמעת מערכות מידע בארגון מגיע לסיומו, כאשר הארגון מתחיל להתנהל עם המערכת בלבד, דבר שלמעשה משנה את כל צורת העבודה שלו. במידה וההדרכה לעובדים נעשתה בצורה מקצועית והם קיבלו תשובה לכל שאלה ולכל התנגדות שעלתה בהם, שלב ההטמעה יהיה הרבה יותר פשוט והרבה יותר מהיר. יש להבין כי במידה ומדובר על מערכת מסובכת, שלב ההטמעה יכול להימשך אפילו מספר חודשים. הלמידה צריכה להיות הדרגתית, וחשוב לזכור כי יתכן שיהיה צורך לבצע מספר שינויים במערכת, כדי להתאים אותה לצרכי הארגון.
