ניהול זמן בעבודה – איך עושים את זה נכון?

ריבוי המשימות ומגוון היעדים בעבודה מחייבים ניהול זמן מיטבי. יותר מכך, מי שמתרגל ליישם ניהול זמן בעבודה בצורה טובה, לרוב יתנהל היטב גם בזמן הפנוי, בבית, עם המשפחה. איך עושים את זה נכון – קבלו מגוון רחב של שיטות לאפקטיביות. 

צור שיקוף לתמונת מצב נוכחית

לפני שמסגלים הרגלי ניהול זמן חדשים, צריך להבין את תמונת המצב הנוכחית. כדאי לערוך רישום של אופן ניהול הזמן כיום. כמה זמן מוקדש לישיבות, כמה זמן ומתי עונים למיילים, מחזירים טלפונים ללקוחות או לעמיתים, כמה זמן מקדישים למשימות העיקריות. 

הגדרת עיקר וטפל 

לצורך ניהול זמן בעבודה, חיוני להבין את ההבדל והפער בין עיקר לטפל, בין חשוב לפחות חשוב (קראו בנושא באתר קבוצת לדעת). הכן רשימה של כל המשימות והנושאים המטופלים ביום יום או מדי פעם. חלק את הדברים לנושאים העיקריים ולנושאים המשניים. צריך לסגל צורת חשיבה שבה כל נושא שעל הפרק נבדק במשקפיים הללו – האם הנושא הוא חשוב וחיוני כרגע או שהוא משני. 

להפנות את מירב המרץ לעיקר 

ניהול זמן בעבודה אומר להפנות את מירב המרץ והיוזמה וכישורי החשיבה והתכנון אל המשימות העיקריות. שימו לב לפרקי הזמן שבהם אתם הכי יעילים וממוקדים. נניח שאתם מאוד יעילים על הבוקר, את השעות הללו נצלו למשימות החשובות והעיקריות. את השעות הפחות אפקטיביות, נצלו למשימות מונוטוניות ול"עבודה שחורה". במידת האפשר, כדאי להפנות חלק מהמשימות הפחות חשובות לאחרים, באמצעות ביזור סמכויות או במיקור חוץ. 

להגדיר זמן להתפתחות וצמיחה 

חלק מניהול הזמן צריך להיות מוקדש להתפתחות אישית, התפתחות מקצועית וחשיבה תהליכית. צריך להיזהר מהנטייה להשקיע רק ב"כיבוי שריפות". זמן שמושקע בשיפור לא חייב להיות ממושך, אבל הוא מאוד מתגמל ברמה האישית וברמה הארגונית.